忘年会・新年会の幹事と挨拶【案内文メーカーつき】

案内文メーカーで案内を作る

会の種類と文面の雰囲気を選び、日時や場所、会費、出欠の期限、幹事の名前を入れると、件名つきの案内メールを3通り作れます。チーム向けの気軽な文面にも、部署全体に送る改まった文面にも切り替えられます。

できた文面はコピーしてメールに貼るか、スマホなら「スマホでLINEに送る」でそのままトークに送れます。入力した内容はこのページの中だけで使われ、どこにも送信されません。

幹事の段取り

幹事の仕事は、日程を決める、店を予約する、案内を出す、出欠をまとめる、当日を回す、精算する、の六つに分けると整理しやすくなります。12月の金曜日は特に混み合うため、日程が決まったらすぐに店を押さえるのが一般的です。人数が多い会では、1か月以上前の予約が目安になります。

案内を出したら、締め切りの数日前に返信のない人へ一声かけておくと、人数が早く確定します。人数が決まったら店に最終の人数を伝え、席の配置や挨拶を頼む人を決めておきます。挨拶を頼む相手には、少なくとも1週間前には声をかけておくと落ち着いて準備してもらえます。

当日の流れと挨拶の担当

当日は、幹事が開会を告げ、その場でいちばん役職の高い人が一年をねぎらう挨拶をし、次の立場の人が乾杯の音頭を取るのが一般的な順番です。歓談のあとは、役職者や年長者が中締めをして、幹事が閉会と二次会の案内をします。誰に何を頼むかは職場の慣習で違うので、迷ったら上司に相談して決めます。

挨拶ごとの文例は忘年会の挨拶、乾杯だけを頼まれたときは忘年会の乾杯の挨拶にまとめています。座る位置に迷うときは上座・席次とマナーで考え方を確かめ、席次図メーカーで人数に合わせた図を作れます。

会費・服装・時期と断り方

会費の決め方や精算は忘年会の会費と予算の目安、店に合わせた服装は忘年会の服装、開く時期と12月・1月の金曜日は忘年会はいつからいつまで？で扱っています。案内文の書き方は忘年会の案内文、新年会ならではの言い回しは新年会の挨拶と案内文をご覧ください。

参加できないときの伝え方は忘年会の断り方にまとめています。幹事の側も、参加しない人を責めたりせず、気持ちよく断れる雰囲気をつくっておくと、翌年以降の会も集まりやすくなります。

はじめて幹事を任されたら

はじめての幹事は、前年の案内メールや店の情報を引き継いでもらうところから始めると、何から手をつければよいかが見えてきます。迷ったことは一人で抱えず、上司や先輩に早めに相談するのが近道です。