忘年会の案内文【案内文メーカーつき】

案内文メーカーで文面を作る

会の種類（忘年会か新年会）と、文面の雰囲気（くだけた社内向けか、フォーマルか）を選び、日時、場所、会費、出欠の期限、幹事の名前を入れると、件名つきの案内文が3通りできます。空欄の項目は「〇〇」のまま残るので、決まっていない部分はあとから書き換えられます。

気に入った文面はコピーするか、「スマホでLINEに送る」でグループのトークに送れます。日時や店の名前などの入力は、このページの外へ送られることはありません。

案内文に入れる項目

案内文で欠かせないのは、日時、場所、会費、出欠の期限、返信先の五つです。日時には曜日と開始時刻を、場所には店の名前と最寄り駅からの道順や地図のリンクを添えると、初めて行く人も迷いません。会費は金額と、当日集金か事前の振り込みかも書いておきます。

出欠の期限は、店に最終の人数を伝える日の数日前に設定するのが一般的です。返信先は、メールへの返信か、表計算のシートへの記入か、幹事への直接の連絡かを一つに決めておくと、集計の手間が減ります。食べ物のアレルギーや苦手なものがある人に、返信のときに知らせてもらう一文を入れる幹事もいます。

くだけた文面とフォーマルな文面

同じ部署の仲間だけの会なら、「今年もおつかれさまでした」「たくさんの参加を待っています」といった親しみのある言い方で問題ありません。一方、役員や他部署、取引先にも声をかける会では、「本年の労をねぎらい」「ご多用のところ恐縮ですが」のような改まった表現にそろえます。

件名は、開かなくても会の内容がわかるように「忘年会」の文字と日時を入れるのがこつです。社外の人が混じる場合は、件名に社名や部署名を添えると埋もれにくくなります。件名のつけ方全般はビジネスメールの件名の付け方も参考になります。

出欠の取り方と締め切り後

締め切りを過ぎても返信のない人には、個別に一声かけて確かめます。全員にもう一度メールを送るより、未返信の人だけに短く連絡するほうが角が立ちません。人数が確定したら、参加者に会費と集合場所を改めて知らせる「最終のご案内」を送っておくと、当日の問い合わせが減ります。

会費の決め方は忘年会の会費と予算の目安、新年会の案内は新年会の挨拶と案内文、会全体の段取りは忘年会・新年会の幹事と挨拶にまとめています。

送る前の確認

送信する前に、日付と曜日が合っているか、店の名前と住所に誤りがないか、会費の金額が最新のものかを確かめます。宛先に送ってはいけない相手が混じっていないかも、最後にもう一度見ておくと安心です。