送付状 無料テンプレート（Word・PDF）

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白紙は記入欄を空けた形、記入例は架空の会社名と氏名を入れた見本です。記入例の「ノート商事」「甲野 太郎」などはすべて架空のもので、実在の会社や人物とは関係ありません。どのファイルも用紙はA4で、1枚に収まるように作っています。ページの下にはサイト名を小さく入れています。

3種類の記入例

書類送付のご案内は、取引先などに書類を郵送するときの基本の形です。右上に日付、左上に宛先の会社名と部署・氏名、その下の右側に差出人の会社名、部署と氏名、住所、電話番号の4行を並べています。中央に件名「書類送付のご案内」を置き、拝啓で始まって敬具で終わる3行の本文を続けます。本文の下は「記」として、同封書類の名前と部数を5行まで書ける表を入れ、最後に「以上」で締めています。

FAX送信票は、FAXで書類を送るときの一枚目です。上に送信日を置き、送信先と送信元をそれぞれ会社名、部署・氏名、FAX番号、電話番号の4項目で並べた表にしています。その下に「送信枚数：本紙を含め　枚」の欄と件名、本文の欄があり、一番下に、不鮮明な箇所や不足があったときは連絡してほしいという一文を入れています。

応募書類の送付状は、履歴書や職務経歴書を郵送するときのものです。宛先は「採用ご担当者様」とし、差出人の欄には郵便番号、住所、氏名に加えて、電話番号とメールアドレスを書けるようにしています。本文には、どこで募集を知り、どの職種に応募するかを一行で書く欄があり、記書きには応募職種と、同封する履歴書と職務経歴書の部数を入れています。

Wordで使うときのこつ

Wordのファイルは、白紙の空欄や記入例の文字を選んで上書きするだけで使えます。日付は送る当日に合わせ、和暦か西暦かは同封する書類の書き方にそろえると整います。同封書類の表は行が余っても構いませんが、気になる場合は空いた行を削除します。本文を長くしすぎると1枚に収まらなくなるので、挨拶と用件、確認のお願いの3〜4行ほどにとどめるのが一般的です。

フォントは游ゴシックを指定しています。お使いのパソコンに同じフォントがない場合は、似た字形のゴシック体に置き換わって表示されます。印刷する前に、印刷プレビューで1枚に収まっているかを確かめておくと安心です。

PDFに手書きで記入するとき

PDFは、印刷してから手書きで記入する使い方に向いています。黒のボールペンで、会社名や部署名を省略せずに書きます。書き損じたときは修正液を使わず、新しい用紙に書き直すほうが見た目がきれいです。手書きの送付状をもっと簡単に済ませたいときの書き方は送付状を手書きで書くときにまとめています。

FAX送信票を手書きで使うときは、送信枚数の欄を空けたまま送ってしまうことが多いので、FAXの機械に入れる前に枚数を数えて書き込みます。応募書類の送付状の書き方と文例は履歴書・職務経歴書の送付状、送付状を折って封筒に入れる方法は送付状の用紙と封筒で紹介しています。