送付状メーカー

使い方

まず「種類」を選びます。書類送付、FAX、応募書類、お詫び（再送）、献本の5つから選ぶと、件名や本文、同封書類の初めの行がその種類に合わせて入ります。次に宛先の会社名、部署、氏名を入れ、差出人の欄に自分の会社名や氏名、住所、電話番号、メールアドレスを必要なだけ入れます。住所や連絡先は空欄のままでも構いません。

日付は開いた日の日付が最初から入っていて、「令和8年10月15日」のように和暦で表示され、「日付の書き方」で西暦にも切り替えられます。送る日が違うときは日付の欄を変えてください。件名は空欄なら種類に合った言葉が入り、自分で入れればそちらが優先されます。

同封書類は、書類の名前と部数を一行ずつ入れ、「行を足す」で8行まで増やせます。書類が一通だけで一覧が要らないときは、「同封書類の一覧を入れない」にチェックを入れると、記書きの表が消えます。本文の結びには、種類ごとに用意した3つの一言から選ぶか、「入れない」を選び、自由な一言を書き足すこともできます。

種類ごとの違い

書類送付は、拝啓と時候の挨拶から始まり、書類を送ることとご査収のお願いを書いて敬具で結ぶ、もっとも基本の形です。FAXを選ぶと、頭語は入れずに短い挨拶から始まり、送信先と送信元のFAX番号、「本紙を含め〇枚」という送信枚数の行、不鮮明な箇所があったときの連絡のお願いが加わります。

応募書類では、応募職種と応募の経緯を入れる欄が現れ、「貴社の求人を拝見し、営業職に応募いたします」のような一文と、記書きに応募職種の行が入ります。同封書類には履歴書と職務経歴書が最初から並びます。お詫び（再送）では不備のあった書類の名前を入れると、不備へのお詫び、訂正した書類を同封したこと、先に送った書類の破棄のお願いが本文に入ります。献本では書名を入れると、刊行の報告と一冊を送る旨の一文ができます。

宛名の様と御中

宛名は、氏名を入れれば「部署　氏名 様」、部署だけなら「部署名 御中」、会社名だけなら「会社名 御中」と、入力の組み合わせで自動的に決まります。入力の最後に「様」や「御中」を付けてしまっても取り除いてから付け直すので、「御中 様」のように敬称が重なることはありません。

応募書類では、担当者の氏名がわからないことが多いため、氏名を空欄にすると「採用ご担当者様」と入ります。担当者の名前がわかっていれば、氏名の欄に入れると個人あての宛名になります。御中と様の使い分けをもう少し詳しく知りたいときは、封筒の御中と様の使い分けもあわせてご覧ください。

Wordで保存してから直すとき

「Word（.docx）で保存」を押すと、表示中の送付状がそのままWord形式のファイルになります。文字は游ゴシックで、同封書類は表の形で入っているので、Wordや互換ソフトで開いて部数を足したり、言い回しを少し変えたりしてから印刷できます。会社のロゴを入れたいときも、このファイルに追加するのが手早い方法です。

直す必要がなければ、「PDF・印刷（A4）」で送付状だけをA4一枚に印刷できます。印刷の画面で送り先をPDFにすれば、PDFファイルとして保存されます。スマホからでも同じ手順で作れます。

手書きで写すとき

「手書き用」にチェックを入れると、レイアウトを外した文章だけが上から順に表示されます。便箋や一筆箋に書き写すときは、この表示を見ながら書くと行の順番を間違えにくくなります。手書きの送付状の向いている場面や書き方の注意は、送付状を手書きで書くときにまとめています。

このメーカーには「スマホでLINEに送る」ボタンを付けていません。送付状は印刷して書類と一緒に封筒に入れるものなので、コピーとWord、PDFの三つで使えるようにしています。

テンプレートとの使い分け

毎回同じ相手に同じ書類を送るなら、白紙の送付状 無料テンプレートをWordで一度整えておくと、日付と部数を変えるだけで使い回せます。相手や書類が毎回変わるときや、手元にWordがないときは、このメーカーで入力して出力するほうが早く済みます。

FAXの送付状だけ詳しく確かめたいときはFAX送付状の書き方と例文、応募書類の入れ方や例文は履歴書・職務経歴書の送付状、送付状の全体像は送付状の書き方と文例をご覧ください。