送付状を手書きで書くとき
送付状を手書きにするときは、白い便箋か一筆箋に黒のボールペンか万年筆で横書きし、日付、宛名、送付の案内、同封した書類、自分の名前を書くのが一般的です。
親しい相手や社内あてなら、一筆箋に数行で用件とお礼を書く簡易な形でも構いません。印刷の送付状と同じ項目を押さえておけば、手書きでも失礼にはなりません。
手書きの送付状が向いている場面
手書きの送付状は、少ない部数の書類を送るときや、普段からやりとりのある相手に気持ちを込めて送りたいときに選ばれます。パソコンやプリンターが手元にない出張先から送るときにも使えます。一方で、たくさんの取引先に同じ書類を送るときや、記書きで多くの書類を並べるときは、印刷のほうが読みやすく手早く作れます。手書きか印刷かで迷ったときは、同封する書類の数と、相手との付き合いの長さを目安に決めるとよいでしょう。
手書きにすると決めたら、まず道具をそろえます。書き方の基本は次のとおりです。
| 項目 | 考え方・補足 |
|---|---|
| 黒のボールペンか万年筆 | 消せるボールペンや鉛筆は使わず、黒のインクで書くのが一般的です。 |
| 横書きでよい | ビジネスの送付状は横書きが一般的です。便箋や一筆箋を使っても構いません。 |
| 簡易な形でよい場合 | 親しい相手や社内あてなら、一筆箋に用件とお礼を数行書くだけでも構いません。 |
横書きの例文
手書きの送付状は、ビジネスの書類に合わせて横書きにするのが一般的です。便箋の一行目の右寄せに日付、次の行の左寄せに宛名を書き、本文、記書き、自分の名前の順に続けます。
例文の会社名と氏名は架空のものです。便箋に書くときは、上下左右の余白をそろえ、行の頭をまっすぐにそろえると整って見えます。横書きの手紙全体の決まりは横書きの手紙の書き方にまとめています。
一筆箋で簡単に済ませるとき
一筆箋は、縦長の小さな便箋です。社内の別の部署に書類を回すときや、親しい取引先に追加の資料を送るときなど、改まった挨拶がいらない場面に向いています。宛名と用件、自分の名前を3〜5行ほどで書きます。
一筆箋は一枚に収まるように書くのが一般的で、二枚目に続けるくらいなら便箋を使います。書類が何種類もあるときは、一筆箋では記書きが入りきらないため、印刷の送付状を添えるほうが相手は確かめやすくなります。一筆箋を書類の上にクリップで留めて送る人もいますが、外れてしまわないように封筒の中で書類と一緒にクリアファイルに入れておくと安心です。
書き損じを防ぐこつ
手書きの送付状は、修正液や修正テープで直すと見栄えが悪くなるため、書き損じたら新しい紙に書き直すのが一般的です。書き始める前に、下書きをメモ帳に書いて文字数と行数を決めておくと、途中で行が足りなくなる失敗を防げます。名前や社名は省略せずに正式なものを書き、略称の「㈱」は使わずに「株式会社」と書きます。
インクは乾くまでに時間がかかることがあるので、書き終えたらしばらく置いてから折りたたみます。折り方と封筒の選び方は送付状の用紙と封筒、応募書類に添える場合の注意は履歴書・職務経歴書の送付状にあります。
よくある質問
- 手書きの送付状は縦書きでもよいですか。
- 目上の方への改まった送り状なら縦書きでも構いませんが、ビジネスの書類に添えるなら横書きが一般的です。
- 青いボールペンで書いてもよいですか。
- 黒が一般的です。青はくだけた印象になるので、社外に送る送付状では避けたほうが無難です。
- 罫線のないコピー用紙に書いてもよいですか。
- 白い紙なら構いませんが、行が曲がりやすいので、下に罫線を引いた紙を敷いて書くと整います。
出典・確認日
表書き・水引・墨・お札などのしきたり：一般的な慣習をまとめたもの（2026年10月14日確認）。