送付状の用紙と封筒

用紙と封筒の組み合わせ

送付状の用紙は、同封する書類と同じA4の白い普通紙にそろえるのが一般的です。厚すぎる紙や色のついた紙は、書類と重ねたときに目立ちすぎるため、ビジネスの場面では避けられます。会社のロゴが入った便箋や社用の用紙がある場合は、それを使っても構いません。

長形3号は、A4の紙を横に三つ折りにした大きさにちょうど合う封筒です。定形郵便の範囲に入るので、書類が数枚程度なら定形郵便の料金で送れます。枚数が増えて厚さや重さが範囲を超える場合は、定形外の扱いになります。

三つ折りにして入れるとき

送付状と書類を三つ折りにするときは、送付状を一番上にして書類と重ね、まとめて折るのが一般的です。折り方の手順は手紙の折り方で図を使って説明しています。

封筒に入れる向きは、封筒の裏側から見て、送付状の書き出しが右上に来るように入れると、相手が取り出して開いたときにすぐ読めます。書類を折ると読みにくくなるもの、たとえば図面や賞状のような書類は、無理に折らずに大きな封筒を使います。

折らずに送るときは角形2号

履歴書や契約書のように、折り目をつけずに届けたい書類は、A4がそのまま入る角形2号の封筒を使います。書類をクリアファイルに入れ、送付状をその一番上に重ねてから封筒に入れると、雨や折れから中身を守れます。

角形2号は定形外郵便の扱いになり、重さによって料金が変わります。封筒の大きさごとの違いや料金の考え方は封筒のサイズ一覧にまとめています。

送付状を一番上に重ねる理由

送付状は、封筒の中に何が入っているかを知らせる目次のような役割を持ちます。相手が封筒を開けて最初に送付状を読めば、同封書類の名前と部数を確かめながら中身を取り出せます。送付状が書類の下や間に入っていると、受け取った側が届いた書類の過不足をすぐに確かめられません。

便箋に手書きした送付状を添える場合も同じで、書類の一番上に重ねて入れます。便箋のほうが書類より小さいときは、書類の上端にそろえて重ねると、取り出したときにずれにくくなります。

手書きの便箋を使うとき

送付状を便箋に手書きする場合は、白い無地か罫線だけの便箋を選ぶのが一般的です。便箋は二つ折りや三つ折りにして封筒に入れ、書類と一緒に重ねます。便箋の大きさが封筒に合わないときは、無理に折り目を増やさず、封筒の大きさのほうを合わせます。