FAX送付状の書き方と例文

FAX送付状に書く項目

FAX送付状は「FAX送信票」とも呼ばれ、郵送の送付状よりも事務的な内容が中心になります。とくに大切なのは送信枚数と連絡先で、ページの抜けや紙詰まりがあったときに、相手がすぐに気づいて連絡できるようにしておきます。

送信枚数は、送付状そのものを含めた合計で書くのが一般的です。「本紙を含め3枚」と書けば、受け取った側は送付状を1枚目として数え、残りの2枚がそろっているかを確かめられます。送付状を含めない数え方をする会社もあるので、迷ったら「本紙を含め」と明記しておくと誤解がありません。複数の書類をまとめて送るときは、本文の下に書類名ごとの枚数を書き添えると、どこまでが一つの書類かがわかりやすくなります。

宛先と件名の書き方

宛先には、相手の会社名、部署名、担当者の氏名に「様」を付けて書きます。部署あてにするときは「御中」とし、「様」と重ねないようにします。FAX番号と電話番号は、送る前に名刺や前回のやりとりと照らし合わせて、番号の打ち間違いがないかを確かめます。番号を誤ると、無関係の相手に書類が届いてしまうおそれがあるためです。

件名は「御見積書の送付について」「打ち合わせ資料の送付」のように、何を送ったかがわかる言葉にします。受け取った人が件名だけで担当者に回せるように、具体的な書類名を入れるのがこつです。前回の送信の続きなら「〇月〇日送付分の追加資料」のように書くと、相手は前の書類と結びつけて整理できます。

本文の一言の文例

FAXの本文は、頭語や時候の挨拶を省いて短く書くのが一般的です。用件と確認のお願いを2〜3行にまとめます。

送る前と送った後の確認

FAXを送る前に、送付状の枚数と実際に送る枚数が合っているか、書類の向きと順番がそろっているかを確かめます。送信が終わったら、送信結果の表示や送信レポートで全ページが送れたかを確認します。大事な書類や急ぎの書類なら、送ったあとに電話で「先ほどFAXをお送りしました」と一言伝えると、相手が見落とさずに済みます。

個人情報や契約に関わる書類をFAXで送るときは、相手の機械のそばに担当者がいる時間を選ぶか、届く前に電話で知らせておくなど、ほかの人の目に触れにくくする配慮をします。印刷して使えるFAX送信票は送付状 無料テンプレートにあり、郵送の送付状との違いは送付状の書き方と文例で確かめられます。