取引先への書類送付状

取引先あての送付状で押さえたいこと

取引先への送付状は、相手の担当者が封筒を開けたときに「何が、何部、何のために届いたのか」をすぐに確かめられるようにするための案内です。本文で長いご挨拶を重ねるよりも、件名と記書きをわかりやすく整えることのほうが、受け取る側にとっては助けになります。

宛名は、会社あてなら「御中」、担当者の名前がわかっているなら部署名のあとに氏名と「様」を書き、「御中」と「様」を重ねて書かないようにします。宛名の敬称の使い分けは御中と様の使い分けにまとめています。

部数の書き方

同封書類は、本文の下に「記」と書いてから一行ずつ並べます。書類の名前のあとに全角の空白を入れて「1部」「2部」と部数を書き、最後の行の右下に「以上」と書いて締めるのが一般的な形です。

同じ書類を控え用と返送用の2通入れる場合は、「契約書　2部（うち1部ご返送用）」のように、何のための部数なのかを括弧で添えておくと誤解がありません。カタログやパンフレットのように冊子のものは「部」、一枚ものの書面は「部」または「枚」で数えます。どちらにするか迷ったら、社内でふだん使っている数え方にそろえておくと安心です。

書類別の文例

以下は本文の部分の例です。日付、宛名、差出人、件名は、送付状 無料テンプレートの形に合わせて書き足してください。

請求書を送るとき

請求書そのものの作り方は、姉妹サイトのBridgeInvoiceのツールで扱っています。

契約書を送り、返送をお願いするとき

見積書を送るとき

押印や封筒について迷いやすいこと

送付状は書類が届いたことを知らせる案内なので、社印や担当者の印を押さないのが一般的です。押印が必要なのは同封する契約書や請求書の側で、送付状に印がなくても失礼にはあたりません。

大切な契約書を送るときは、届いたかどうかを確かめられる送り方を選ぶ会社もあります。また、メールやFAXで先に送って原本を後から郵送するときは、本文に「先日メールにてお送りした書類の原本です」と一言入れておくと、相手が同じ書類を二度処理する手間を省けます。

送る前の確認

封をする前に、記書きに書いた書類と部数が封筒の中身と合っているかを一つずつ確かめます。押印が必要な書類に印が抜けていないか、返信用封筒に宛名と切手があるかも、このときに見ておくと安心です。