ビジネスメールの書き方の基本

メールの組み立ての基本

手紙と違って、ビジネスメールには頭語や時候の挨拶を入れないのが一般的です。季節の言葉を添えたい場合は、結びの前に「寒い日が続きますので、どうぞご自愛ください」と一言加える程度にとどめます。年末や年始の挨拶をメールで送るときの組み立ては年末の挨拶メールの書き方に、時期ごとの言い回しは年末年始の挨拶にまとめています。

件名と宛名で気をつけること

件名は受信箱の一覧で目に入る唯一の情報です。「ご連絡」「お願い」だけでは何の件か伝わらず、後から検索しても見つけにくくなります。案件名と用件を組み合わせて、開く前に中身が想像できる件名にします。具体例は件名の付け方で30例を挙げています。

宛名では、会社名を「（株）」と略さないこと、役職と「様」を重ねて「部長様」としないことが基本です。部署あてには「御中」を使いますが、個人名と一緒に書くときは「様」だけにします。封筒の宛名と考え方は同じで、御中と様の使い分けでも詳しく説明しています。

本文は結論から

本文では、最初の二、三行で「何をしてほしいのか」「何を知らせたいのか」を書きます。経緯や理由はその後に回し、相手が判断に必要な情報を順に並べます。期限があるなら日付と曜日を添え、選んでほしいことがあれば箇条書きにすると返事がしやすくなります。

頼みごとや断りを書くときは、いきなり用件に入るときつく感じられることがあります。「恐れ入りますが」「あいにくですが」などのクッション言葉を前に置くと、同じ内容でも受け取る印象が和らぎます。よく使う言い回しはクッション言葉と言い換えの一覧にまとめました。

場面ごとのメール

返事がなかなか来ないときの書き方は催促メール、ミスや遅れを伝えるときは謝罪メール、依頼や誘いを辞退するときはお断りメール、打ち合わせや紹介の後はお礼メールを見てください。受け取ったメールにどう返すか、どのくらいの早さで返すかは返信のマナーで扱っています。

どの場面でも共通するのは、相手の時間を使わせない工夫です。一通に用件を詰め込みすぎず、別の話題なら別のメールに分けると、後から読み返すときにも探しやすくなります。

送る前に見直すこと

送信の前に、宛先と添付ファイル、相手の名前の漢字、日付と曜日の組み合わせを確かめます。とくに社名や名前の誤字は、内容がどれほど丁寧でも印象を損ねやすい部分です。添付を忘れたまま送ってしまったときは、すぐに件名へ【再送】とつけて送り直し、「先ほどのメールに添付が漏れておりました」と一言添えれば十分です。

夜遅くや休日に送ると、相手に対応を急がせているように受け取られることがあります。送信の予約ができるメールソフトなら、翌営業日の朝に届くように設定する人も増えています。