内定辞退の伝え方【メール・手紙メーカーつき】

メーカーでできること

上のメーカーでは、区分を「新卒（就職活動）」か「転職」から選び、内定承諾書を出す前か後か、理由の伝え方を選ぶと、内定辞退の文面ができます。理由の伝え方は「他社に入社を決めた」「家庭の事情」「適性を考え直した（転職では現職に残る）」「理由は書かない」の4つから選べます。

形式は、件名つきのメールと、拝啓から敬具までの縦書きの手紙のどちらかにできます。手紙を選ぶと、便箋に書くときの縦書きの見本も表示されます。「先に電話で伝えた」に印を付けておくと、電話の後に送る文面になります。

会社名、担当者の部署と氏名、自分の氏名、新卒なら大学・学部、電話番号やメールアドレスを入れると文面に入り、空欄の部分は「〇〇」のまま残ります。できた文面はコピーするか、テキストファイル（.txt）で保存できます。入力した名前や連絡先はこのページの中だけで使われ、どこにも送信されません。

伝える順番と基本

辞退の連絡で一番大切なのは、早さと誠実さです。会社は内定者の人数に合わせて研修や配属の準備を進めているため、連絡が遅れるほど負担が大きくなります。言いにくい用件ですが、気持ちが固まった時点で電話をかけるのが、相手への一番の配慮になります。

電話の後にメールを送っておくと、いつ誰に伝えたかが記録として残り、担当者が社内で共有するときにも役立ちます。電話のかけ方と台本は内定辞退の電話のかけ方、メールの文例は内定辞退のメール文例にまとめています。電話そのものの基本の受け答えは電話応対のマナーも参考になります。

場面ごとのページ

伝える期限の考え方は内定辞退はいつまでに伝える？で、新卒と転職に分けて説明しています。内定承諾書を出した後で辞退するときの考え方とお詫びの伝え方は内定承諾書を出した後の辞退にあります。

学校推薦で応募した場合や、承諾後に辞退する場合など、改めて書面でお詫びをしたいときは内定辞退の手紙・詫び状の書き方を見てください。取引先からの依頼を断るときのように、ビジネスで角を立てずに断る言い回しはお断りメールの書き方と例文でも紹介しています。

損害賠償が心配なとき

内定は、多くの場合「入社日から働く」という労働契約がすでに成り立っている状態と考えられています。そのうえで、期間を定めない雇用は働く側から解約を申し入れることができ、申し入れから2週間で終わると民法に定められています。

こうした考え方から、内定を辞退しただけで損害賠償が認められることは一般的には考えにくいとされます。ただし、これは一般的な説明で、入社前の研修費用の扱いなど個別の事情によって話が変わることもあります。会社とのやり取りで困ったときは、都道府県の労働局にある総合労働相談コーナーに無料で相談できます。