内定辞退のメール文例
内定辞退のメールは、件名に「内定辞退のご連絡（氏名）」と入れ、内定へのお礼、辞退の結論、簡単な理由とお詫び、会社の発展を願う結びの順に書くのが一般的です。
電話で伝えた後に改めてメールを送っておくと、伝えた内容が記録に残り、行き違いを防げます。
内定辞退のメール・手紙メーカーを読み込んでいます…
メールの書き方
| 項目 | 考え方・補足 |
|---|---|
| 件名 | 「内定辞退のご連絡（氏名）」のように、開かなくても用件と送り主がわかる件名にします。新卒は大学名を添えると担当者が探しやすくなります。 |
| 本文の構成 | 宛名、名乗り、内定へのお礼、辞退の結論、簡単な理由、お詫び、会社の発展を願う結び、署名の順に書くのが一般的です。結論は前半に置きます。 |
| 返信が来たとき | 担当者から了承の返信が届いたら、短いお礼のメールを一度だけ返して終えるのが一般的です。会社によっては返信がないこともあり、その場合は改めて送る必要はありません。 |
辞退のメールは、読んだ担当者がすぐに用件をつかめるように、辞退するという結論を本文の前半に書きます。お礼やお詫びの言葉を長く重ねるよりも、一文ずつ短くまとめた方が誠意が伝わりやすくなります。
上のメーカーで形式を「メール」にすると、件名と本文、署名までをまとめて作れます。新卒か転職か、承諾の前か後かで、お詫びの一文や名乗り方が変わります。宛名に「様」が付いていなければ、自動で付け足します。
新卒と転職で変わるところ
新卒の場合は、名乗るときに大学名と学部名を添えるのが一般的です。採用担当者は同じ時期に多くの学生とやり取りしているため、件名にも大学名を入れておくと探しやすくなります。
転職の場合は、大学名の代わりに氏名だけで名乗ります。在職中で日中に電話をかけにくいときは、先にメールで連絡し、電話できる時間を添える形でも失礼にはあたりません。現在の職場に残ることになった場合は、その旨を一言伝えると相手も事情を理解しやすくなります。
文例10
新卒の基本の形、電話の後、承諾書を出した後、学校推薦、返信へのお礼と、転職の基本の形、現職に残る、承諾後、他社に決めた、理由を書かない形の文例です。名前や会社名を入れ替えて使ってください。
新卒・承諾前（基本の形）
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学経済学部の山田太郎です。 このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。 せっかくの機会をいただきながら大変申し訳ないのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 熟慮の末、別の会社への入社を決めました。 面接で丁寧にお話を聞いてくださったことに、心より感謝しております。 貴社の今後のご発展をお祈りいたします。
新卒・電話の後に送る
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 佐藤花子） 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 〇〇大学文学部の佐藤花子です。 本日はお忙しいところお電話でお時間をいただき、ありがとうございました。 お電話でお伝えしたとおり、貴社の内定を辞退させていただきます。 確認のため、メールでも改めてご連絡いたしました。 最後まで温かく対応してくださり、本当にありがとうございました。
新卒・内定承諾書を出した後
件名：内定辞退のお詫び（〇〇大学 鈴木健） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 〇〇大学工学部の鈴木健です。 先日は内定承諾書を受け取っていただいたにもかかわらず、辞退のご連絡をすることになり、誠に申し訳ございません。 家族とも話し合った結果、別の進路を選ぶことにいたしました。 入社に向けて準備を進めてくださっていたことを思うと、お詫びの言葉もございません。 改めてお電話でもお詫び申し上げます。
新卒・学校推薦で応募したとき
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 高橋誠） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 〇〇大学理工学部の高橋誠です。 学校推薦で選考の機会をいただきながら、内定を辞退させていただくことになりました。 推薦をいただいた研究室の先生にも、すでに経緯をお伝えしております。 貴社と大学との信頼を損ねてしまうことを、深くお詫び申し上げます。 書面でも改めてお詫びをお送りいたします。
新卒・了承の返信へのお礼
件名：Re: 内定辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 〇〇大学の山田太郎です。 ご丁寧にお返事をいただき、ありがとうございます。 辞退をご了承いただけたこと、心より感謝申し上げます。 これまでのご厚意を忘れずに、社会人としての一歩を踏み出したいと思います。
転職・承諾前（基本の形）
件名：内定辞退のご連絡（田中修） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。田中修です。 このたびは採用内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。 検討を重ねた結果、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく存じます。 選考では役員の皆様にもお時間をいただき、感謝しております。 ご期待に沿えず申し訳ございません。
転職・現職に残ることにしたとき
件名：内定辞退のご連絡（中村直子） 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 お世話になっております。中村直子です。 先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。 退職の相談を進める中で、現在の職場に残る決断をいたしました。 ご配慮をいただいたにもかかわらず、このようなお返事となり申し訳ございません。 本来はお目にかかってお伝えすべきところ、メールにて失礼いたします。
転職・承諾後、入社日の前
件名：内定辞退のお詫び（伊藤誠） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。伊藤誠です。 入社のお約束をしておきながら、辞退のご連絡をすることとなり、深くお詫び申し上げます。 入社日の準備を進めていただいていたことと存じます。 先ほどお電話でもお詫びいたしましたが、改めてメールでもお伝えいたします。 多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
転職・他社に決めたとき（理由を短く）
件名：内定辞退のご連絡（小林由美） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。小林由美です。 内定をいただき、ありがとうございました。 大変心苦しいのですが、同時期に選考を受けていた会社への入社を決めたため、辞退させていただきます。 面接で事業の展望を伺えたことは、私にとって貴重な経験となりました。 末筆ながら、皆様のご活躍をお祈りしております。
転職・理由を書かない形
件名：内定辞退のご連絡（加藤隆） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。加藤隆です。 採用内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。 慎重に考えた末、今回は辞退させていただくことにいたしました。 貴重なお時間を割いていただいたことに、重ねて御礼申し上げます。 貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
送る前に確かめること
送信する前に、宛名の会社名と担当者名に誤りがないか、特に社名の「株式会社」の位置を確かめます。辞退のメールで相手の名前を間違えると、印象が大きく損なわれてしまいます。
件名に「Re:」が付いたまま返信する場合は、元の件名に辞退のことが書かれていないので、件名を書き換えておくと親切です。送信は会社の営業時間内にするのが一般的で、深夜や早朝に書いた場合は、予約送信を使うか翌朝に送ります。件名の付け方の基本はビジネスメールの件名の付け方も参考にしてください。
承諾書を出した後の辞退では、メールの前に電話で直接お詫びをするのが一般的です。考え方は内定承諾書を出した後の辞退にまとめています。
署名と送り先
署名には、氏名、新卒なら大学名と学部名、電話番号とメールアドレスを入れるのが一般的です。担当者が確認の電話をかけたいときに、すぐ連絡先がわかるようにしておきます。
送り先は、これまで選考の連絡を受けていた採用担当者のアドレスにします。採用サイトの問い合わせフォームしかない場合は、そこから同じ内容を送っても構いません。
よくある質問
- 担当者から返信が来ないときは、もう一度送るべきですか。
- 辞退のメールに返信をしない会社もあります。数日たっても気になる場合は、電話で届いているかを確かめるのが一般的です。
- 件名に「辞退」と書くのは失礼ではありませんか。
- 用件が一目でわかる方が担当者にとって助かるため、件名に「内定辞退」と入れるのが一般的です。
- メールの最後に「よろしくお願いいたします」と書いてもよいですか。
- 今後のやり取りを前提にしない連絡なので、会社の発展を願う一文で結ぶのが自然とされます。
出典・確認日
表書き・水引・墨・お札などのしきたり：一般的な慣習をまとめたもの（2026年10月14日確認）。