しきたりノート

内定辞退の電話のかけ方

内定辞退の電話は、始業直後や昼休み、終業間際を避けた平日の10時〜12時か14時〜17時ごろに採用担当者へかけ、名乗ってから内定へのお礼と辞退の結論を先に伝えるのが一般的です。

担当者が不在なら戻る時間を聞いて自分からかけ直し、電話で伝えた後はメールでも同じ内容を送っておきます。

電話のかけ方の基本

項目考え方・補足
かける時間帯平日の10時〜12時か14時〜17時ごろが一般的な目安です。始業直後の朝礼や会議の時間、昼休み、終業間際は避けます。
台本の流れ名乗る、担当者に取り次いでもらう、内定へのお礼を言う、辞退の結論を伝える、理由を一言添える、お詫びをする、時間をもらったお礼を言って切る、の順が一般的です。
担当者が不在のとき電話に出た人に辞退の用件を伝える必要はなく、戻る時間を聞いて自分からかけ直します。何度かけてもつながらないときは、メールで先に連絡します。
引き止められたとき条件の見直しや面談を持ちかけられても、気持ちが固まっていれば「大変ありがたいお話ですが、決めたことですので」と丁寧に断ります。迷いがあるなら、その場で返事をせず期限を決めて考えます。

辞退の電話は気が重いものですが、話す内容は短く、5分もかからないことがほとんどです。あらかじめ伝える言葉を紙に書いて手元に置き、静かで電波の安定した場所からかけると、落ち着いて話せます。

電話に出た人が採用担当者でないときは、「人事部の〇〇様はいらっしゃいますか」と取り次ぎをお願いし、辞退の用件は担当者本人に伝えます。担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当の方」とお願いすれば通じます。

台本

新卒の基本の流れ、担当者が不在のとき、在職中の転職のときの台本です。言い回しは自分の言葉に置き換えて構いません。

話すときに気をつけたいこと

最初に名乗った後は、前置きを長くせずに「内定を辞退させていただきたく、お電話しました」と結論を伝えます。お礼やお詫びはその前後に一言ずつ添えれば十分です。

理由を聞かれたら、「検討の結果、別の会社への入社を決めました」のように短く答えるのが一般的です。辞退する会社と比べた話や、条件への不満を口にする必要はありません。相手が残念そうにしても、決めたことを丁寧に繰り返せば失礼にはあたりません。

電話を切るときは、相手が先に切るのを待ってから受話器を置くか通話を終えます。電話の受け答えの基本は電話応対のマナーにもまとめています。

電話をかける前の準備

電話の前に、採用担当者の部署と名前、内定の連絡を受けた日、会社の代表番号か担当者の直通番号を確かめておきます。選考で受け取ったメールを開いておくと、担当者の名前をすぐに確かめられます。

在職中で日中に電話をかけにくい人は、昼休みに職場の外からかけるか、先にメールで「お電話でお伝えしたいことがあります」と連絡し、つながりやすい時間を聞いておく方法もあります。どの方法でも、辞退を決めてから日を空けずに連絡することが大切です。

電話の後にすること

電話で辞退を伝えたら、その日のうちにメールでも連絡しておくと、担当者が社内に共有しやすくなります。メーカーで「先に電話で伝えた」に印を付けると、電話の後に送る文面になります。文例は内定辞退のメール文例にあります。

辞退の連絡が遅くなってしまったときの考え方は内定辞退はいつまでに伝える？、全体の流れは内定辞退の伝え方を見てください。

よくある質問

留守番電話になったときは、メッセージを残すべきですか。
名前と「改めてお電話します」とだけ残し、辞退の用件はつながったときに直接伝えるのが一般的です。
土日や祝日に電話してもよいですか。
会社が休みの日は担当者がいないことが多いため、平日の営業時間にかけます。急ぐ場合は先にメールを送っておきます。
会って話したいと言われたらどうしますか。
辞退の気持ちが変わらないなら、電話で失礼することへのお詫びを添えて丁寧に断っても構いません。訪問を求められたときは、会社の求めに合わせる人もいます。

出典・確認日

表書き・水引・墨・お札などのしきたり：一般的な慣習をまとめたもの（2026年10月14日確認）。

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