内定辞退の手紙・詫び状の書き方

メーカーで手紙の文面を作る

このページのメーカーは、形式が「手紙（縦書き）」、内定承諾が「承諾書を出した後」の状態で開きます。区分（新卒か転職か）と理由の伝え方を選び、会社名や担当者、自分の氏名を入れると、手紙の文面ができあがります。

文面は、頭語の「拝啓」、時候の挨拶「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」、内定へのお礼、辞退の結論、選んだ理由、承諾後ならそのお詫び、選考へのお礼、「まずは書中にてお詫びとご連絡を申し上げます。」、結語の「敬具」の順に並びます。「先に電話で伝えた」に印を付けると、電話で伝えた後であることを書き添える一文が入ります。その下に日付の「令和〇年〇月〇日」と自分の氏名（新卒は大学・学部も）、最後に会社名と担当者名が入ります。

形式を手紙にすると、便箋に書くときの縦書きの見本が下に表示されます。一行は24字ほどで折り返し、行頭に句読点が来ないように前の行の末尾に収め、「敬具」と日付は行の下にそろえています。文面は「コピー」でそのまま貼り付けに使えるほか、「テキストで保存」を押すと手元に .txt のファイルとして残せます。入力した名前や連絡先はこのページの中だけで使われ、送信されません。

手紙を送るかどうかの考え方

内定辞退は、まず電話で採用担当者に直接伝えるのが基本で、その後に記録としてメールを送る流れが一般的です。手紙まで送るかどうかは状況によって変わり、すべての辞退で必要とされるわけではありません。

一方で、内定承諾書を提出した後に辞退する場合や、学校の推薦を受けて応募した場合、入社前研修がすでに始まっている場合などは、電話の後に手紙でも改めてお詫びする人が多いです。会社から書面での連絡を求められたときも、手紙で送ります。

便箋の書き方と注意

手紙は黒のボールペンか万年筆で手書きするのが一般的です。書き損じたら修正液は使わず、新しい便箋に書き直します。便箋が2枚以上になるときは、最後の一行だけが次の便箋に残らないよう、文の量を調整します。

理由は詳しく書く必要はなく、「家庭の事情により」「自分の適性を改めて考えた結果」など簡潔にとどめます。他社の名前を書いたり、待遇を比べたりする書き方は避けるのが無難です。縦書きの便箋の使い方そのものは縦書きの手紙の書き方にまとめています。

• 新卒・承諾後の辞退の手紙

  拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 一度は内定をお受けしておきながら、熟慮の末、貴社の内定を辞退させていただくことにいたしました。 お電話でお伝えいたしましたとおりでございますが、改めて書面にて深くお詫び申し上げます。 面接の際には温かい言葉をかけていただきましたこと、心より感謝しております。 貴社のますますのご発展をお祈りいたします。 敬具

  コピー

• 学校推薦で応募したときの手紙

  拝啓 秋冷の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。 このたびは学校推薦の選考にて内定をいただきながら、辞退のお願いを申し上げる失礼をお許しください。 家庭の事情により、貴社への入社が難しくなりました。 大学の就職担当の先生にも、事情をご報告しております。 多大なご迷惑をおかけいたしますことを重ねてお詫び申し上げます。 略儀ながら書中をもちましてご挨拶とさせていただきます。 敬具

  コピー

封筒の書き方と出し方

封筒の表には、会社の住所、会社名、部署名、担当者の氏名を書き、氏名には「様」を付けます。会社名は「（株）」と略さずに正式な名前で書きます。裏には自分の住所と氏名を書き、封をした後に「〆」を書くのが一般的です。宛名の書き方は封筒の宛名の書き方で確かめられます。

手紙は電話で辞退を伝えた後、できるだけ早く、遅くとも数日のうちに投函します。普通郵便で構いませんが、入社日が迫っているときは速達にすると届くのが早くなります。承諾後の辞退について詳しくは内定承諾書を出した後の辞退を、伝え方の全体は内定辞退の伝え方をご覧ください。