お断りメールの書き方と例文

お断りメールの組み立て

最初に「このたびは〇〇のご依頼をいただき、ありがとうございました」と、声をかけてもらったことへのお礼を書きます。次に「検討いたしましたが」と前置きして、お引き受けできないという結論を書きます。理由は一、二文で十分で、細かな社内事情まで説明する必要はありません。

結びには、条件が変われば対応できることや、別の方法を提案する一文を入れると、関係を保ちやすくなります。代案がなければ「またの機会がございましたら、ぜひお声がけください」と添えます。

理由の書き方

理由は「予算の都合により」「〇月は人員の手配がつかず」のように、相手が納得しやすい事実を短く書くのが一般的です。相手の提案の欠点を挙げる書き方は避けます。どうしても理由を言えない場合は「社内で慎重に検討した結果」とまとめても失礼にはあたりません。

依頼・提案・誘いを断る文例

• 依頼を断る

  件名：〇〇のご依頼について 株式会社〇〇　〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の田中です。 このたびは〇〇についてご依頼をいただき、ありがとうございました。 社内で検討いたしましたが、〇月は別の案件で人手が埋まっており、ご希望の納期でお引き受けすることが難しい状況です。 〇月以降でしたら対応できますので、その際はぜひ改めてお声がけください。

  コピー

• 提案を断る

  件名：〇〇のご提案についてのご回答 株式会社〇〇　〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の田中です。 先日はわかりやすいご提案をいただき、ありがとうございました。 慎重に検討いたしましたが、今年度の予算の都合により、今回は見送らせていただくことになりました。 せっかくご準備いただいたのに申し訳ございません。来年度の計画を立てる際に、改めてご相談させてください。

  コピー

• 誘いを断る

  件名：〇月〇日の懇親会について 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の田中です。 懇親会へのお誘い、ありがとうございます。 あいにくその日は出張の予定が入っており、今回は欠席させていただきます。 皆様によろしくお伝えください。次の機会を楽しみにしております。

  コピー

依頼を断るときは、いつなら引き受けられるか、どの範囲ならできるかを示すと代案になります。提案を断るときは、準備してくれた手間へのお礼を忘れずに書きます。懇親会などの誘いは、理由を簡単にして、皆さんによろしくと伝える程度で十分です。

角の立たない言い回し

「できません」は「いたしかねます」「お引き受けすることが難しい状況です」と言い換えます。前置きには「せっかくですが」「あいにくですが」「大変心苦しいのですが」などのクッション言葉が使えます。ほかの言い回しはクッション言葉と言い換えの一覧にまとめています。

断った後に相手から丁寧な返事が来たら、短いお礼を一度返して締めます。お詫びが必要になったときの書き方は謝罪メール、一緒に仕事をした後のお礼はお礼メールを見てください。

返事は早めに

断る返事ほど後回しにしがちですが、相手は返事を待ってほかの手配を止めていることがあります。検討に時間がかかりそうなら、先に「〇日までにお返事いたします」と知らせておくのが一般的です。結論が出たら、その日のうちに送ります。

社内で断るとき

上司や同僚からの頼みごとを断るときも、組み立ては社外と同じです。ただ、社内では理由を具体的に書いたほうが、相手がほかの人に頼むかどうかを判断しやすくなります。「今週は〇〇の締め切りがあるため、来週の火曜以降であれば対応できます」のように、手が空く時期を添えると前向きな返事になります。

口頭で断った内容をメールでも残しておくと、後から「頼んだはずだ」という行き違いを防げます。短く要点だけを書けば十分です。