催促メールの書き方と例文

催促メールを送る前に

送る前に、自分の受信箱や迷惑メールの振り分けに返事が届いていないかを確かめます。最初の依頼に期限を書いていなかったなら、相手は急ぎだと思っていない可能性もあります。その場合は催促というより、期限を改めて伝える連絡として書くほうが自然です。

催促を送る時期は、期限の翌日か、期限を決めていなかったなら依頼から3〜5営業日後が一般的な目安です。急ぎの案件なら、メールの後に電話でも一言伝えると確実です。

1回目の書き方

1回目は「行き違いでしたら申し訳ございませんが」と前置きし、いつ何をお願いしたのかを具体的に書きます。元のメールを引用するか、要点を本文に書き直しておくと、相手が過去のメールを探す手間が省けます。期限は「〇月〇日（〇）まで」と曜日まで入れ、なぜその日までに必要なのかを一言添えると、相手も優先順位をつけやすくなります。

2回目の書き方

2回目では、返事がないと何が困るのかをはっきり書きます。社内の決裁や次の工程に影響することを伝え、新しい期限を時刻まで示します。それでも相手を責める言葉は使わず、「状況だけでもお知らせいただけますか」と、途中経過の報告を求める形にすると返事をもらいやすくなります。2回目以降は件名に【再度のお願い】などとつけ、1回目と区別します。

催促メールの文例

• 1回目の催促（社外）

  件名：〇〇のお見積もりについてのご確認（〇〇株式会社 田中） 株式会社〇〇　〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の田中です。 〇月〇日にお願いいたしました〇〇のお見積もりの件で、ご連絡いたしました。 社内での検討を〇日に予定しておりますので、〇月〇日（〇）までにお送りいただけますと幸いです。 行き違いでしたら、ご容赦ください。どうぞよろしくお願いいたします。

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• 2回目の催促（社外）

  件名：【再度のお願い】〇〇のお見積もりについて（〇月〇日まで） 株式会社〇〇　〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の田中です。 度々のご連絡となり恐縮ですが、〇月〇日にお送りした件について、現時点でご回答をいただけていない状況です。 社内の決裁の締め切りが迫っており、〇月〇日（〇）の正午までにご回答いただけないと、今回の発注を見送ることになってしまいます。 ご多忙のところ大変恐縮ですが、状況だけでもお知らせいただけますでしょうか。

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• 社内の催促

  件名：〇〇の資料のご確認のお願い 〇〇さん お疲れさまです。営業部の田中です。 先週お願いした〇〇の資料の件、進み具合はいかがでしょうか。 明後日の会議で使う予定のため、明日の15時までに共有いただけると助かります。難しければ、途中のものでも構いません。

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社内の相手には、社外ほど改まった言い回しは要りません。ただ、相手の立場によっては人前で急かされたと感じることもあるため、CCに上司を入れるのは2回目以降にするなど配慮します。

角の立たない言い回し

「まだですか」「至急ご対応ください」といった言い方は、相手に責められている印象を与えます。「ご確認いただけますと幸いです」「ご多忙のところ恐縮ですが」のように、お願いの形で書くのが一般的です。言い換えの一覧はクッション言葉と言い換えの一覧に、件名の例は件名の付け方にあります。返事をもらった後のお礼の返し方は返信のマナーを見てください。

請求や支払いの催促は別に考える

代金の支払いが遅れているときの催促は、金額や支払期日、振込先など、正確に伝えるべき項目が多くなります。このサイトでは一般的な依頼や確認の催促だけを扱い、請求や支払いのメールは扱っていません。請求書の送付や入金の確認については、姉妹サイトの請求書をメールで送るときの例文（BridgeInvoice）や督促状の作成ツール（BridgeInvoice）を参考にしてください。