ビジネスメールの返信のマナーと例文

返信のマナーの基本

すぐに答えられないとき

調べものや社内の確認が必要で、その日のうちに答えが出ないことはよくあります。そのときは「確認のうえ、〇日までにご回答いたします」と、受け取ったことと回答の見込みだけを先に返します。返事がないまま数日たつと、相手はメールが届いていないのではと不安になるためです。予定日に間に合わなくなったら、その時点で改めて知らせます。

引用の使い方

質問がいくつかあるメールには、質問の部分を「>」で引用し、その下に答えを書くと、どの質問への回答かが一目でわかります。全文を引用したまま上に返事を書く形も広く使われていますが、やり取りが長くなったら不要な部分を削ると読みやすくなります。

返信の文例

• すぐに答えられないとき

  件名：Re: 〇〇のお問い合わせ 株式会社〇〇　〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の田中です。 お問い合わせいただき、ありがとうございます。 担当部署に確認しておりますので、〇月〇日（〇）までにご回答いたします。 恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。

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• 引用して答える

  件名：Re: 〇〇の仕様について 〇〇様 お世話になっております。田中です。 ご質問の2点についてお答えします。 > 納品の形式はPDFでよいでしょうか はい、PDFで問題ございません。 > 修正は何回まで可能ですか 2回までは料金に含まれております。

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• 日程の候補に答える

  件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の田中です。 日程のご提案をありがとうございます。 〇月〇日（〇）14時からでお願いできますでしょうか。 当日は弊社の会議室でお待ちしております。

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「お待ちしております」と「お待ちください」

「お待ちしております」は、相手からの返事や来訪を待つこちら側の気持ちを表す言葉で、結びに「ご返信をお待ちしております」と使います。一方、相手に待ってもらうときに「お待ちください」とだけ書くと、指示のように受け取られることがあります。「少々お待ちいただけますでしょうか」「〇日までお待ちいただけますと幸いです」と、お願いの形にするのが一般的です。

ほかの言い換えはクッション言葉と言い換えの一覧にまとめています。

やり取りの終わらせ方

お礼にお礼を返し合うと、やり取りがいつまでも終わりません。用件が済んだら、目下の側から「ご確認ありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします」と短く返して締めるのが一般的です。相手が目上で、締めの挨拶を送ってきた場合は、こちらからそれ以上返さなくても失礼にはなりません。件名の扱いは件名の付け方、お礼メールの書き方はお礼メールにあります。

宛先とCCの確認

返信するときは、「返信」と「全員に返信」のどちらを使うかを最初に確かめます。CCに入っている人にも経緯を共有したいなら全員に返信し、送り主だけに伝えたい内容なら個別に返します。社外の人が含まれるやり取りで社内向けの相談を書いてしまうのは、よくある失敗の一つです。

返信の本文は、相手のメールの順番に沿って答えると読み手が迷いません。質問が三つあれば三つとも答え、まだ答えられないものがあれば「三点目は確認中です」と明記しておくと、答え漏れと区別できます。

添付ファイルのついたメールに返信すると、ソフトによっては添付が外れます。相手が資料を見ながら読む必要があるときは、もう一度添付し直すか、「先ほどの資料の2ページ目について」と場所を示して書くと親切です。