書類不備のお詫びを添える送付状

お詫びを添える送付状の組み立て

不備のあった書類を送り直すときの送付状は、ふだんの「書類送付のご案内」と同じ形を使い、件名を「書類再送付のご案内」や「訂正版送付のお知らせ」などに変えるのが一般的です。件名だけで、前に届いた書類と差し替えが必要なことが相手に伝わります。

お詫びの言葉は、長く書くよりも、何が誤っていたのかを具体的に示すほうが誠実に伝わります。「請求書の金額に誤りがございました」「契約書の住所の記載が誤っておりました」のように、書類の名前と箇所をはっきり書きます。原因の説明が必要な場面では、言い訳に聞こえないよう一文にとどめます。

文例

取引先に訂正した書類を送るとき

応募書類を送り直すとき

メールで先にお詫びを伝えるときの書き方は謝罪メールの書き方と例文にまとめています。

添え状だけで足りる場合と、連絡を先にしたほうがよい場合

誤字や書式の乱れなど、内容に影響しない小さな不備であれば、訂正した書類にお詫びの送付状を添えて送るだけで足りることが多いです。相手が気づく前に送り直せれば、手間を取らせずに済みます。

一方で、金額、日付、宛先、契約の条件など、相手がその書類をもとに手続きを進めてしまう内容の誤りは、郵送を待たずに電話かメールで先に知らせるのが一般的です。先に送った書類の扱いについても、破棄でよいか、返送してもらうかを相手の都合に合わせて決めます。返送をお願いするときは、切手を貼った返信用封筒を同封します。

お詫びの言葉の選び方

送付状でのお詫びは、「申し訳ございません」「お詫び申し上げます」「失礼いたしました」のいずれかを使うのが一般的です。取引先や目上の相手には「深くお詫び申し上げます」、誤字のような軽い不備なら「失礼いたしました」と、不備の重さに合わせて言葉を選ぶと、大げさにも軽すぎにもなりません。

お詫びの言葉を何度も繰り返すと、かえって読みにくくなります。本文の最初に一度お詫びを書き、結びで「今後は確認を徹底いたします」など、次に同じことが起きないようにする姿勢を一文添える形が、すっきりとまとまります。

送付状とは別に、担当者あての一筆箋で短いお詫びを添える人もいます。手書きのひと言があると、定型の文面だけよりも気持ちが伝わりやすくなります。ただし、送付状と一筆箋で同じ内容を繰り返す必要はなく、一筆箋には「ご迷惑をおかけしました」程度の短い言葉で十分です。