顛末書の書き方とメーカー

顛末書メーカー（社内・社外）

書類で「顛末書（社内）」か「顛末書（社外）」を選び、発生日時から今後の対策までを順に入れていきます。社外向けでは、宛名に相手の会社名と担当者名を、差出人に自社の会社名と責任者の役職・氏名を入れます。

経緯が長いときは、改行するとその位置で段落が分かれます。社外向けは頭語のある書き出しを選ぶと、最後に「敬具」が入ります。

社内向けと社外向けの違い

社外向けの顛末書は、会社として相手に説明する文書なので、担当者一人の名前で出すことは少なく、部署の責任者や役員の名前で出すのが一般的です。社内で使う略語や部署の呼び名は、相手にも通じる言葉に置き換えます。

経緯の書き方

経緯は、起きた順に、時刻とともに事実を並べます。誰が、いつ、何をして、何がわかったかを一つずつ書くと、読み手が流れを追えます。確かめられたことと、推測していることは混ぜずに、推測は「〜と考えられます」と分けて書きます。

長い経緯を一つの段落にまとめると読みにくくなるため、日付が変わるところや、状況が変わったところで改行します。数字や品番は、記録と照らし合わせてから書き写します。時刻がはっきりしないときは「14時ごろ」のように幅を持たせ、後から確かめた時刻と食い違わないようにします。

原因と対策の書き方

原因は、なぜそれが起きたのかを、仕組みや手順の面から書きます。個人の不注意だけで終わらせると、対策が「注意する」になりがちです。確認の手順が抜けていた、記録が残らない仕組みだった、というように、変えられる点まで掘り下げると、今後の対策が具体的になります。

今後の対策は、いつから、誰が、何をするかを書きます。すでに始めていることと、これから始めることを分けて書くと、相手が進み具合を確かめやすくなります。

始末書との違い

顛末書は事実の報告が中心で、自分に過ちがない場合や、原因をまだ調べている途中でも書くことがあります。過ちについて反省とお詫びを求められているなら、始末書のほうが合います。どちらを書くか迷ったら、始末書と顛末書の違いの三つの質問で確かめられます。