始末書を手書きで書くとき

印刷して使える縦罫便箋

A4は16行、B5は14行の縦罫で、どちらも上下に余白をとってあります。市販の便箋を使う場合は、1行の字数がこの便箋と違うことがあるので、下書きの折り返しはあくまで目安にしてください。

便箋に合わせた下書きを作る

下のメーカーは手書き用の下書きを表示した状態で開きます。宛名や本文を入れると、行ごとに番号と、その行をどこから書き始めるかが並びます。1枚に収まらないときは、2枚目の始まりがわかるように区切りが入ります。

縦書きで書くときの位置

1行目の中ほどに「始末書」と少し大きめに書き、1行空けて本文を書き始めます。本文の段落の書き出しは一字下げ、日付は本文のあとの行の上から二字ほど下げて書きます。所属と氏名は行の下に寄せ、最後に宛名を行の上から書きます。顛末書のように「記」で項目を並べる場合は、項目名を一字下げ、続く内容をさらに一字下げると読みやすくなります。

縦書きでは、日付や数量の数字を漢数字で書きます。「10月20日」は「十月二十日」、「500個」は「五百個」とし、時刻も「十五時」のように書くと、縦の行の中で読みやすくなります。メーカーの下書きは、この書き換えを済ませた形で表示します。

書き損じたとき

書き損じた部分を修正液や二重線で直すのは避け、その一枚を最初から書き直すのが一般的です。下書きを見ながら、一行ずつ字数を数えて書き進めると、行の途中で詰まることが少なくなります。筆記具の選び方は退職届の用紙とペンと同じです。

封筒に入れて出すとき

便箋は三つ折りにして封筒に入れます。表に「始末書」、裏に所属と氏名を書くところまで退職届と同じ形で整えられるので、封筒の選び方や封をするかどうかは退職届の封筒で、折り方は退職届の折り方と入れ方で説明している方法がそのまま使えます。

清書までの流れ

先にメーカーやパソコンで文章を仕上げ、上長に内容を見てもらえるなら、手書きする前に確かめてもらいます。文章が決まってから便箋に書き写すと、書き直しの回数が減ります。清書は時間に余裕のあるときに、明るい机で一度に書き上げると、字の大きさや濃さがそろいます。書き終えたら、日付と宛名、自分の氏名に書き漏らしがないかを見直してから封筒に入れます。