退職届は手書きかパソコンか、ペンは何で書くか

手書きかパソコンか

以前は手書きが当然とされていましたが、今はパソコンで作った退職届も広く受け入れられています。大切なのは、必要なことが正しく書かれ、読みやすく整っていることです。手書きには気持ちが伝わりやすいという考え方があり、パソコンには書き損じがなく字の配置がそろうという利点があります。会社が手書きを求めている場合や、指定の様式がある場合はそれに従います。迷ったときは、パソコンで作った文書に氏名だけを手書きで書き添える方法もあります。

用紙は白無地の便箋

手書きで書くなら、文房具店などで買える白無地の便箋を使うのが一般的です。大きさはB5かA4で、罫線のないものか、縦書き用の縦罫が入ったものを選びます。柄や色の入った便箋、メモ用紙、ノートを切り取った紙は、改まった書類には向かないとされます。パソコンで作る場合は、普通のコピー用紙に印刷すれば十分です。

筆記具は黒のボールペンか万年筆

書くのは黒インクのボールペンか万年筆です。消せるボールペンは、こすると字が消えてしまうため、正式な書類には使わないのが一般的です。鉛筆やシャープペンシル、色の付いたペンも避けます。筆ペンで書く人もいますが、字がにじみやすいので、慣れていなければボールペンのほうが安心です。書き損じたときは修正液を使わずに新しい便箋に書き直します。

印鑑はどれを使うか

押印は法律上の要件ではありませんが、押す場合は朱肉を使う認印が一般的です。インク浸透印は手軽な反面、正式な書類には不向きとされることが多く、避ける人が多いです。実印である必要はありません。押す位置は、縦書きなら氏名の下か左、横書きなら氏名の右です。

手書きできれいに仕上げるコツ

手書きで書くときは、いきなり便箋に書き始めず、メーカーやテンプレートで作った見本を見ながら一度下書きをすると失敗が減ります。縦書きの便箋なら、下敷きに罫線の入った紙を敷くと行がまっすぐにそろいます。字の大きさは本文をそろえ、題名の「退職届」だけを少し大きく書くと全体が引き締まって見えます。

書き終えたら、インクが乾くまで少し時間を置いてから折ると、こすれて汚れるのを防げます。誤字がないか、日付と氏名が正しいかを最後に読み返してから封筒に入れます。

パソコンで作るときの体裁

パソコンで作る場合は、明朝体の文字で、本文を10.5から12ポイントほどにすると改まった印象になります。縦書きの設定ができるソフトなら縦書きに、できなければ横書きで作っても構いません。印刷は白いコピー用紙で十分で、色の付いた紙や厚紙は避けます。

印刷した後に誤りに気づいたら、手書きで直さずに作り直して印刷し直すのが一般的です。

封筒の宛名も同じ筆記具で

退職届を入れる封筒の表書きも、本文と同じ黒のボールペンか万年筆で書くと統一感が出ます。封筒は白無地の二重封筒を選び、表の中央に「退職届」、裏に所属と氏名を書きます。字をそろえて書くことで、書類全体が丁寧な印象になります。封筒だけ別のペンで書くと、インクの色味の違いが目に付くことがあります。詳しくは退職届の封筒の書き方で説明しています。