稟議書の書き方とメーカー

稟議書メーカー（A4・決裁欄つき）

起案日と起案者を入れ、決裁欄の数と役職を会社の様式に合わせてから、件名と各項目を書いていきます。金額は税抜で入れると、選んだ税率で消費税と税込の金額が出ます。相見積をとった場合は、比較の欄に会社ごとの金額を並べられます。

項目の下の短い説明は、何を書くかの目安です。記入例は一つの見本なので、目的や効果は自分の案件に合わせて書いてください。

稟議書とは

稟議は、担当者が案を作り、関係する役職の人に順に回して承認を受け、最後に決裁権を持つ人が決める進め方です。会議を開かずに、書類で一人ずつ判断を重ねていけるのが特徴で、物品の購入や契約、採用、出張など、会社が決める金額や範囲によって稟議が必要になります。

決裁欄は、回した役職の人が承認の印を押したり署名したりする欄です。どの金額から誰の決裁が必要かは、会社の決裁権限の決まりで定められているので、起案する前に確かめておきます。

項目ごとの書き方

件名と目的を読んだだけで、何をなぜ決めてほしいのかがわかるのが、読みやすい稟議書です。内容と金額は見積書と照らし合わせ、数量や単価、税込か税抜かを取り違えないようにします。

通りやすい稟議書の要点

決裁する人は、多くの稟議書に目を通します。結論と理由を先に、細かい資料は添付に回すと、判断に必要なことが短く伝わります。過去に同じような購入があれば、そのときの金額や結果を添えると比べやすくなります。

締めの言葉

稟議書の冒頭か最後には、「下記のとおり稟議いたします。ご決裁のほどよろしくお願いいたします。」のような一文を入れるのが一般的です。より改まった言い方では「ご承認くださいますようお願い申し上げます」とします。メーカーではどちらかを選べます。会社の様式に決まった文言があれば、それに合わせます。

電子稟議の場合

ワークフローシステムで稟議を回す会社では、入力欄が決まっていることが多く、決裁欄の代わりに承認の経路が画面に表示されます。メーカーの「ワークフロー用に文面をコピー」は、項目ごとに見出しを付けた文章をコピーするので、システムの本文欄に貼り付けて使えます。見積書などの添付資料は、システムのファイル添付の機能で付けます。