目上の人への手紙の書き方

目上の人への手紙で気をつけたいこと

恩師や上司、取引先の役員など、立場が上の人に手紙を書くときは、内容と同じくらい言葉づかいが印象を左右します。とはいえ、難しい言葉を並べる必要はありません。相手の行為を高める言い方と、自分の行為をへりくだる言い方を正しく分けるだけで、文章は落ち着いた丁寧なものになります。頭語と結語の組み合わせは頭語と結語の対応表にまとめています。

尊敬語と謙譲語の使い分けの例

尊敬語は相手の動作に使い、謙譲語は自分の動作に使います。たとえば相手が来ることは「お越しになる」「いらっしゃる」、自分が行くことは「伺う」「参る」と書きます。相手が見ることは「ご覧になる」、自分が見ることは「拝見する」です。相手が言ったことは「おっしゃる」、自分が言うことは「申し上げる」と書き分けます。

もらう場面では、相手からもらったものについて「いただく」「頂戴する」、相手が与えてくれたことを「くださる」「賜る」と表します。「ご指導を賜り」「お心遣いをいただき」のような形は、お礼の手紙で特によく使われます。

二重敬語と避けたい表現

丁寧にしようとするあまり、敬語を重ねてしまうことがあります。「おっしゃられる」は「おっしゃる」に「られる」を重ねた形で、「おっしゃる」だけで十分です。「拝見させていただきました」も「拝見しました」で足ります。「お伺いさせていただく」のように謙譲の表現を三重に重ねた形は、くどい印象を与えるとして避けるのが一般的です。

また、「ご苦労さまでした」は目下の人をねぎらう言葉とされ、目上の人には「お疲れさまでございました」や「ありがとうございました」が無難とされます。「了解しました」も、改まった手紙では「承知いたしました」とする人が多いです。時候の挨拶を省く「前略」や、書き忘れを補う「追伸」は、手を抜いた印象になるとして、目上の人への手紙では使わないのが一般的です。

便箋と封筒、書く順番

便箋は白無地か縦罫線のものを選び、黒か濃い青のペンで縦書きにします。封筒は白い和封筒が無難で、色付きや柄物は親しい相手に向けたものと受け止められることがあります。縦書きの決まりは縦書きの手紙の書き方で、恩師へのお礼の文例は先生・恩師へのお礼の手紙で紹介しています。

書き出しと結びで印象が決まる

目上の人への手紙では、最初の数行と最後の数行がとくに読まれます。書き出しでは、季節の挨拶の後に「先生にはお変わりなくお過ごしのことと存じます」のように相手の様子を気づかい、本題に入る前に一呼吸置きます。結びでは「末筆ながら」と前置きしてから、相手の健康や活躍を願う言葉を添えると、文全体が締まります。季節に合った結びの言葉は手紙の結びの文例に月ごとにまとめています。