退職届の出し方｜誰にいつ渡すか、受け取ってもらえないとき

まず直属の上司に口頭で伝える

最初に話す相手は、人事部や役員ではなく、日ごろ仕事の指示を受けている直属の上司です。上司を飛ばして先に話が広まると、相手の立場を損ね、その後の引き継ぎが進めにくくなるからです。「ご相談したいことがあるので、少しお時間をいただけますか」と声をかけ、ほかの人に聞かれない場所で切り出すのが一般的です。

話すときは、退職したいという結論と、希望する退職日の目安を伝えます。いきなり書面を差し出すより、口頭で意思を伝え、上司の了解を得たうえで正式に書面を渡す流れのほうが、受け取る側も心づもりができます。退職願を出す会社では、この段階で退職願を、退職日が決まった後に退職届を出す、という二段階の進め方も見られます。

いつまでに出すか

多くの会社の就業規則は、退職を申し出る期限を「退職日の1か月前まで」などと定めています。期間の定めのない雇用について、民法第627条第1項は申し入れの日から2週間で雇用が終了すると定めており、法律と就業規則で期間が異なることがあります。就業規則に沿って伝えるのが、職場と円満に話を進めるための一般的な進め方で、両者が食い違うときに当てはまるのは法律の定めです。

退職日は、残っている有給休暇の日数と、引き継ぎに必要な期間を合わせて考えます。繁忙期を避けたり、後任が決まるまでの期間を見込んだりして、上司と相談しながら決めるのが一般的です。

手渡しするときのマナー

退職届は白無地の封筒に入れ、汚れや折れを防ぐためにクリアファイルに挟んで持参します。渡すときは封筒をファイルから出し、表書きが上司から読める向きにして、両手で差し出します。ひと言「これまでお世話になりました。退職届を提出いたします」と添えると、改まった気持ちが伝わります。

手渡しする場合、封はしないのが一般的です。上司がその場で中身を確かめやすいからで、封筒の書き方は退職届の封筒の書き方で説明しています。

受け取ってもらえないとき

強く引き止められて退職届を受け取ってもらえない場合でも、退職の意思表示は相手に届いた時点で効力が生じるとされます。民法第97条第1項は「意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる。」と定めています。そのため、届いた日を証明できる方法で送ることが大切になります。

よく使われるのが内容証明郵便です。どのような内容の文書を、いつ、誰から誰へ送ったかを日本郵便が証明する仕組みで、一般書留とする必要があります。配達証明を付けると、相手に届いた日も証明されます。宛先は直属の上司ではなく、会社の代表者あてにするのが一般的です。

窓口に出すほか、インターネットから差し出せるe内容証明もあり、1枚の場合の料金の例は1,295円（配達証明は350円加算）と案内されています。手続きの進め方や会社とのやり取りに不安があるときは、厚生労働省の総合労働相談コーナーで無料で相談でき、予約は不要とされています。