退職の挨拶メール 例文｜社内向け・社外向け

社内向けの退職の挨拶メール

社内向けのメールは、部署や関係者に一斉に送ることが多いため、宛先は自分を送信者兼宛先にして、ほかの人を見えない宛先に入れる方法がよく使われます。社内の連絡網に沿ったやり方がある場合はそれに従います。送るのは、引き継ぎが終わった最終日の夕方か前日が一般的です。

本文では、在籍中にお世話になったことへのお礼を中心に、最終出社日を明記します。私用のメールアドレスや連絡先を書くかどうかは自由で、親しい人には個別に伝える人も多いです。全員に送るメールには書かず、必要な相手にだけ知らせると、受け取る側も扱いに困りません。

• 社内向けの退職メール

  件名：退職のご挨拶（〇〇部 〇〇） 〇〇部の皆様 お疲れさまです。〇〇です。私事で恐縮ですが、〇月〇日をもって退職することとなりました。在職中は大変お世話になり、本当にありがとうございました。皆様のご健康とご活躍をお祈りしております。

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• 社内向けの退職メール（最終日）

  件名：退職のご挨拶 皆さん 〇〇です。本日が最終出社日となりました。直接ご挨拶できなかった方には、メールでのご挨拶となり失礼いたします。これまで温かく接していただき、ありがとうございました。

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社外（取引先）向けの退職の挨拶メール

取引先へのメールは、担当が替わることを知らせる業務連絡の性格が強いため、上司と相談して送る時期と内容を決めてから送ります。後任の名前と所属、連絡先を忘れずに書き添え、可能であれば後任をメールの写しに入れて紹介すると、その後のやり取りが途切れません。

退職の理由は「一身上の都合により」とするか、触れずに済ませるのが一般的です。転職先の社名や業種は、社外のメールには書かないほうが無難とされます。会社として退職を伏せておく期間がある場合は、その指示に従います。

• 社外向けの退職メール（後任の紹介）

  件名：退職のご挨拶と後任のご紹介（株式会社〇〇 〇〇） 株式会社〇〇　〇〇様 いつも大変お世話になっております。私事で恐縮ですが、〇月〇日を最終出社日として退職することになりました。今後は後任の〇〇が担当いたします。在任中のご厚情に心より御礼申し上げます。

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• 社外向けの退職メール（担当変更）

  件名：担当者変更のお知らせ（株式会社〇〇 〇〇） 〇〇株式会社　〇〇様 平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。〇月〇日の最終出社日をもちまして、担当を後任の〇〇に引き継ぐこととなりました。これまでのご支援に深く感謝申し上げます。

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件名の書き方と送るタイミング

件名には「退職のご挨拶」と自分の名前を入れるのが一般的で、社外向けなら会社名も添えます。「お知らせ」だけの件名は、ほかのメールに埋もれて読み落とされることがあります。

送る時間帯は、相手の業務時間内にします。社外向けは返信や引き継ぎの調整が必要になることもあるため、早めに送り、最終出社日までに後任と相手が連絡を取れるようにしておくと安心です。社内向けは、最終日の業務を終える少し前に送ると、返信をもらったときにお礼を返す時間が取れます。

本文を書くときの注意点

挨拶メールは、読む人が多い分だけ短く要点をまとめることが大切です。お礼の言葉は具体的な思い出を一つ添える程度にとどめ、長い回想や会社への意見は書かないのが一般的です。社内向けでも、部署を越えて読まれる可能性があるため、特定の人だけがわかる内輪の話は控えます。

社外向けのメールでは、自分が担当していた案件の状況や、後任に引き継ぎ済みであることを一言書いておくと、相手が安心して連絡を続けられます。最終出社日以降は会社のメールアドレスが使えなくなることが多いので、その旨と、以降の連絡先が後任になることを明記しておくと親切です。

送る前に、宛先と見えない宛先の区別、後任の名前の漢字、会社名や部署名の正式な表記を見直しておくと、最後の連絡で失礼な間違いをせずに済みます。

同じ文面を社内と社外の両方に使い回すと、社外の相手には内輪すぎる表現が残ってしまうことがあるため、それぞれ書き分けるのが一般的です。