社外・取引先への退職の挨拶メール

メーカーで社外向けの文面を作る

上の挨拶メーカーは、相手を「取引先」か「お客様」にすると社外向けの言い回しに切り替わり、件名・宛名・名乗り・本文・署名までをそろえた文面を3通り作ります。会社名と後任の名前を入れると、本文の名乗りと後任の紹介に入り、後任を空欄にすると「後任につきましては、改めてご連絡いたします」という一文になります。理由の言い方は「言わない」「一身上の都合」「新しい道に進む」から選べますが、社外には理由を書かないのが一般的です。入力した名前や会社名はこのページの中だけで使われ、送信されません。

社外向けで押さえたい四つの要素

取引先にとって大切なのは、誰が担当を引き継ぎ、いつから連絡先が変わるのかという実務の情報です。お礼の言葉だけで終わらせず、次の四つを入れると、受け取った側が迷わずに済みます。

• 最終出社日：「〇月〇日をもちまして退職することとなりました」と日付を明記します。
• 在職中のお礼：担当として受けた支えに対する感謝を一文で伝えます。
• 後任の名前と部署：後任から改めて連絡することを添えると、相手が自分から問い合わせる手間が省けます。
• 結び：相手の会社の発展や、担当者の活躍を願う言葉で締めます。

退職後の転職先や個人の連絡先は、取引先に書かないのが一般的です。会社の顧客との関係を個人で引き継ぐように見えると、在籍していた会社とのトラブルのもとになることがあります。

後任を紹介するときの書き方

後任がすでに決まっている場合は、氏名に加えて部署名を書き、後任をCCに入れて送る方法もよく使われます。同じ部署の後任なら「後任は同じ営業部の〇〇が務めます」、別部署へ引き継ぐなら「今後のお問い合わせは〇〇部の〇〇までお願いいたします」と書き分けます。後任と一緒に訪問して挨拶できる相手には、メールより先に対面で紹介し、メールは確認のために送るという順番が丁寧です。

後任が未定のときは、決まりしだい上司か窓口担当から連絡することを伝え、問い合わせ先として部署の代表アドレスや電話番号を書いておきます。

件名と送る時期の考え方

件名は「退職のご挨拶（会社名 氏名）」のように、開かなくても内容と差出人がわかる形にします。取引先には大量のメールが届くため、件名だけで要件が伝わることが何より大切です。社外メール全般の件名の考え方はビジネスメールの件名の付け方で詳しく扱っています。

送る時期は、引き継ぎの打ち合わせを始めるのと同じころが一般的な目安です。最終日の直前に送ると、相手が後任とやりとりする時間がなくなってしまいます。退職を社外に伝えてよい時期は会社によって違うため、送る前に上司に確認しておくと安心です。

返信が来たときの返し方

取引先から「お疲れさまでした」と返信が来たら、受け取ったお礼と、在職中のお礼を改めて短く返します。こちらからの返信で締めくくるのが一般的で、相手がさらに返信してきた場合は、それ以上のやりとりは不要です。返信の文例は退職の挨拶への返信にまとめています。