退職の挨拶への返信

返信するかどうかの考え方

退職の挨拶メールは、送った側が「お礼を伝えたい」という気持ちで出すものなので、受け取った全員が返信する必要はありません。特に部署全体や全社に送られた一斉メールでは、全員が返信すると相手の受信箱が埋まってしまいます。一般的には、一緒に仕事をした人、お世話になった人、個別に宛てて送ってくれた人に返信する、と考えると迷いません。

取引先の担当者から届いた挨拶には、返信するのが一般的です。担当が替わることを受け止めた合図にもなり、後任とのやりとりを始めるきっかけにもなります。

取引先から挨拶が来たときの返信

取引先への返信では、これまでの対応へのお礼、相手の新しい生活への励まし、後任とのやりとりを引き続きお願いする一言を入れます。件名は「Re:」のまま残して構いません。

社内の同僚への返信

同僚には、一緒に取り組んだ仕事を一つ挙げると、定型文より気持ちが伝わります。社外ほど改まる必要はなく、普段の言葉づかいで構いません。

上司・先輩への返信

上司や先輩には、指導へのお礼を中心に、丁寧な言葉で短くまとめます。長々と思い出を書くより、具体的なお礼を一つに絞る方が読みやすくなります。

返信を書くときの注意

返信は、受け取ってから当日か翌日までに送るのが一般的な目安です。相手が最終出社日を迎えると社用アドレスが使えなくなることが多いため、遅れないようにします。また、一斉送信のメールに「全員に返信」で返すと、関係のない人にまで届いてしまうため、送信者だけに返信します。

退職の理由を尋ねたり、転職先を詮索したりする内容は避けます。気になることがあっても、メールではなく、相手から話してくれたときに聞く方が自然です。自分が挨拶メールを送る側のときの書き方は社外・取引先への退職の挨拶メールと退職の挨拶メールにあります。