返信用封筒の書き方｜「行」・切手・同封のマナー

返信用封筒の見本

見本メーカーの返信用の形では、自分あての宛名に「行」が付き、それを二重線で消して「御中」に直した状態を表示しています。用意する側として書く部分と、相手が直す部分の両方を確かめられます。

自分あてには「行」か「宛」を付ける

返信用封筒は、相手に返送してもらうための封筒です。宛先には自分の住所と名前を書きますが、自分に「様」を付けるのは自分を敬うことになるため、名前の後に「行」か「宛」を付けます。会社として受け取るなら「株式会社〇〇 総務部 行」のように部署名の後に付けます。

行と宛のどちらを使っても構いませんが、ビジネスでは行が多く使われます。手書きの場合は宛名よりやや小さく書くと、相手が二重線で消すときに直しやすくなります。

切手を貼っておくのが基本

返信用封筒には、返送に必要な料金分の切手をあらかじめ貼っておくのが一般的です。相手に切手代の負担をかけないための心配りで、切手のない返信用封筒は失礼と受け取られることもあります。中身が書類一枚程度なら定形郵便物の料金で足りますが、返送してもらう書類が多いときは重さを見込んで切手を貼ります。料金の確かめ方は封筒の切手代で計算できます。

外の封筒に入る大きさを選ぶ

返信用封筒は、送る封筒の中にそのまま入る大きさを選びます。長3の封筒で送るなら、返信用は長4にすると折らずに入ります。角2の封筒なら、長3をそのまま入れるのが一般的です。同じ大きさの封筒しかないときは、返信用封筒を二つ折りや三つ折りにして入れても構いませんが、宛名の上に折り目がかからないように折ると相手が書きやすくなります。

料金受取人払という方法

アンケートの回収などで大量に返信用封筒を配る場合は、料金受取人払を使う方法もあります。受取人が郵便局の承認を受けて専用の表示を印刷した封筒を配り、実際に返送された分だけ料金と手数料を払う仕組みです。日本郵便の案内では、承認を受けたうえで100枚以上配ることなどが条件になっています。個人で数通の返信用封筒を用意するなら、切手を貼るほうが手軽です。

返信用封筒を同封するときの添え方

返信用封筒を同封するときは、送り状や手紙の中で「返信用封筒を同封いたしましたので、ご記入のうえご返送ください」と一言添えておくと、相手が迷わずに済みます。返送してほしい期限があれば、その日付もあわせて書いておきます。

返信用封筒は、宛名を内側にして三つ折りの書類と一緒に入れるか、書類の後ろに重ねて入れるのが一般的です。封筒を開けたときにすぐ目に入るように入れると、返送をお願いしていることが自然に伝わります。

返信用封筒の宛名は、自分で手書きしても、印刷したラベルを貼っても構いません。大量に用意するなら宛名を印刷した封筒を使うと、書き間違いが減り、相手にとっても読みやすくなります。

返送の締め切りが近いときは、返信用封筒に速達分の切手を貼っておくと、相手が急いで手配する必要がなくなります。