返信用封筒の返し方｜「行」を直す・裏面・封

「行」を消して敬称に直す

相手が用意した返信用封筒には、相手自身の名前の後に「行」や「宛」と書かれています。これは相手がへりくだって書いたもので、そのまま返すと失礼になります。縦書きなら行の字に縦の二重線を引き、その左に御中や様を書きます。横書きなら横か斜めの二重線で消し、右に書き添えます。

会社名や部署名だけが書かれていれば御中、担当者の氏名が書かれていれば様を選びます。直し方を図で確かめたいときは、宛名 見本メーカーの返信用の形を開くと、線の位置と書き添える場所がわかります。

裏面には自分の住所と氏名を書く

返信用封筒の裏面は空いていることが多いので、左下に自分の郵便番号、住所、氏名を書きます。会社として返送するなら会社名と部署名、担当者名も添えます。差出人が書かれていれば、相手が受け取ったときに誰からの返信かがすぐにわかり、処理が早く進みます。

封はのりでしっかり閉じる

中身を入れたら、のりで封をするのが丁寧です。セロハンテープやホチキスは手軽ですが、開けにくかったり見た目が事務的になったりするため、改まった書類ではのりが好まれます。封をしたあと綴じ目に「〆」と書くと、より丁寧な印象になります。応募書類や契約書など大切な書類なら、封字を添えておくと安心です。

返送はなるべく早めに

返信用封筒が同封されているのは、相手が返事を待っているしるしです。期限が書かれていればその日までに、書かれていなくても一週間以内を目安に返送すると印象がよくなります。返送が遅れそうなときは、電話やメールで一言伝えておくと相手も安心できます。

書類を入れるときの向き

返送する書類は、相手が封筒から取り出したときに表が見えるように入れると親切です。三つ折りの書類なら、書き出しの面が上になるように折って入れます。記入漏れや押印漏れがないかを封をする前にもう一度確かめておくと、やり直しの手間を防げます。

返信用封筒が書類に対して小さい場合は、書類を折って入れて構いません。ただし証明書や写真など折り曲げたくないものが含まれるときは、大きめの封筒に入れ替え、宛名を同じように書き写して送る方法もあります。

返信を急ぐ必要がある場合は、窓口で速達を付けて出す方法もあります。

普通郵便で間に合うかどうかは、差し出す曜日と相手の所在地で変わります。