退職の挨拶状と手紙

メーカーで作れる手紙の形

相手に「お客様」や「取引先」、伝え方に「手紙・挨拶状」を選ぶと、拝啓で始まり敬具で終わる文面が3通りできます。退職の報告、在職中のお礼、後任についての一文、相手の発展や健康を願う結びが入り、最後に日付、会社名と自分の名前、宛名が並びます。

「縦書きで見る」を押すと、便箋に書いたときの並びを縦書きで確かめられます。気に入った文面はコピーして、便箋に書き写すか、はがきの印刷用の原稿に使います。入力した名前や日付はこのページの中だけで使われ、どこにも送信されません。

挨拶状はがきの構成

会社として出す退職の挨拶状は、はがきに印刷するのが一般的で、次の順に組み立てます。

はがきの挨拶状では句読点を打たない書き方もよく見られますが、手書きの手紙なら句読点を入れて読みやすくしても失礼にはなりません。挨拶状全体の書き方は挨拶状の文例も参考になります。

お客様に手紙を書くときのこつ

お客様への手紙では、会社の決まり文句よりも、担当として接したときの具体的な場面を一つ入れると、読み手の印象に残ります。たとえば、相談を受けた案件や、季節ごとに声をかけてもらったことなど、相手にしか通じない出来事を一文添えます。

転職先を書くかどうかは、勤めていた会社の方針や同業かどうかで変わります。同業の会社へ移るときは、元の会社の顧客に転職先を知らせると取引の引き抜きと受け取られることがあるため、書かずに済ませる人が多いです。個人的に付き合いを続けたい相手には、退職後に私信として連絡先を伝えます。

手書きの手紙は、白無地か淡い色の便箋に縦書きで書くと改まった印象になります。封筒は白の二重封筒でなくても構いませんが、柄の少ないものを選びます。

いつ出すか

取引先へのメールでの挨拶は在職中に済ませ、はがきや手紙の挨拶状は退職後1〜2週間以内に届くように出すのが一般的な目安です。年末に近い時期に退職するなら、年賀状で退職を知らせる人もいます。

喪中の相手には、時候の挨拶を控えめにし、祝う言葉を入れない文面にします。メールでの挨拶の仕方は社外・取引先への退職の挨拶メールに、挨拶の時期の考え方は退職の挨拶はいつする？にまとめています。